企业文件管理制度
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企业文件管理制度
(一)总则
第一条
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条
文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条
按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。
(二)收文的管理
第四条
公文的签收
1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口“核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条〓公文的编号保管
1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单“，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。
2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条
公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条
文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示“、“拟办意见“两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
(三)发文的管理
第八条
发文的规定
1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。
3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。
第九条
发文的范围：
1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.党委、厂部下发文件主要用于：
(1)公布全厂规章制度;
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;
(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项;
(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
(5)发布有关奖惩决定和通报;
(6)其他有关全厂的重大事项;
3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。
(四)发文程序与要求
第十条〓发文程序规定：
1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;
2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;
4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;
5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;
6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;
8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;
9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;
10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印;
11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;
12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
(五)文件的借阅和清退
第十一条
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条
借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条
两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条
各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
(六)文件的立卷与归档
第十五条
文件的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：
(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;
(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;
(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;
(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等;
(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;
(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;
(9)工厂日志和大事记;
(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条
立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。
(七)文件的销毁
第十七条
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条
经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
篇2：公司文件管理制度
公司文件管理制度
(一)总则
第一条
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条
文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条
按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。
(二)收文的管理
第四条
公文的签收
1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条
公文的编号保管
1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。
2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条
公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条
文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
(三)发文的管理
第八条
发文的规定
1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。
3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。
第九条
发文的范围：
1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.党委、厂部下发文件主要用于：
(1)公布全厂规章制度;
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;
(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项;
(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
(5)发布有关奖惩决定和通报;
(6)其他有关全厂的重大事项;
3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。
(四)发文程序与要求
第十条
发文程序规定：
1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;
2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;
4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;
5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;
6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;
8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;
9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;
10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印;
11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;
12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
(五)文件的借阅和清退
第十一条
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条
借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条
两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条
各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
(六)文件的立卷与归档
第十五条
文件的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：
(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;
(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;
(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;
(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等;
(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;
(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;
(9)工厂日志和大事记;
(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条
立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。
(七)文件的销毁
第十七条
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条
经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
篇3：公司文件管理制度
公司文件管理制度
1.0总则
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
2.0文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
3.0收文的管理
3.1公文的签收
3.1.1凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3.1.2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3.2公文的编号保管
3.2.1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。
3.2.2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。
3.3公文的阅批与分转
3.3.1凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。
3.3.2一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3.3.3为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。
3.4文件的传阅与催办
3.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.4.2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.4.3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3.4.4文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。
3.4.5办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
3.4.6按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。
收文
检查
编号
阅批
传阅
归档
公启文件
上级文件
信封
文件
文号
编号
文件处理传阅单
主管领导审阅
承办部门阅办
批示
拟办意见
签名
收回保管
收文管理程序及要求
4.0发文的管理
4.1发文的规定
4.1.1全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
4.1.2各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。
4.1.3对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。
4.2发文的范围
4.2.1凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4.2.2公司下发文件主要用于：
①公布公司规章制度;
②转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;
③公布公司体制机构变动或干部任免事项;
④公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
⑤发布有关奖惩决定和通报;
⑥其他有关公司的重大事项。
4.2.3公司上行文、外发文主要用于：
①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
②同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4.2.4在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
4.2.5凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。
4.2.6各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。
5.0文件的立卷与归档
5.1文件的归档范围
5.1.1凡下列文件统一分别由两办负责归档：
①上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复;
②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;
③经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;
④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
⑤有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果;
⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;
⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;
⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;
⑨公司日志和大事记;
⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
5.1.2业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
5.2.2立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
6.0文件的销毁
6.1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
6.2经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
提出申请
草拟初稿
修改会签
批准打印
清样校对
印刷分发
情况确定
条理清楚
文字简练
审阅定稿
文件标题
发送范围
印刷份数
确立方案
拟稿
审稿
发文存档
发文程序及要求
送发公文登记簿
日期
文号
收文单位
文别
事由
附件
附本
回涵内容
篇4：技术文件管理制度
技术文件管理制度
一、总则
技术文件是本厂指导生产、加工制造和质量管理的技术依据。为确保文件在质量保证中的重要作用，严明纪律，保证生产正常进行，特制订本制度。
二、内容
技术文件包括下述内容：
1、成套设备资料，包括设备说明书、总图、部件图、零件图和各种明细表、装箱清单、产品合格证等;
2、非标件制作资料，包括总图、部件图、说明等;
3、土建资料，包括土建图纸、工程结算资料等;
4、工艺文件
5、技术标准
6、生产报表
三、技术文件归档部门
1、内容中的1、2、3项归资料室存档;
2、内容中的4、5、6项归办公室存档。
四、技术文件归档制度
1、归档范围
内容项中的所有文件及与之相关的文件
2、归档时间
(1)技术文件材料管理成套后立即归档。
(2)技术文件在工程验收半个月后归档。
(3)产品施工图、工艺文件等在产品正式投产后一周内归档。
(4)设备说明书、合格证等在开箱后立即归档。
(5)技术改造、调试报告等在设备运行一周内归档。
(6)技术革新材料在报审批准后一周内归档。
(7)生产技术管理方面文件材料每年三月份前归一次档。
3、归档份数
(1)凡归档的技术文件一般应归档一份。
(2)使用频繁的技术文件应归档2—3份(一份正本，其余为副本供借阅)。
4、归档手续
归档时应当由项目负责人填写技术材料入库一式两份，交接双方共同签字盖章各保留一份。
5、归档要求
(1)归档的技术文件必须收集齐全、完整、正确。
(2)归档的技术文件必须要格式统一，纸张优良，字迹工整，图样清晰，手续完备，字迹一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。
(3)各单位在每项工程验收时对技术材料的收集、整理等情况同时验收，如材料不完整，不系统不予验收。
(4)归档工作由各归档部门承担，对技术文件材料系统整理组成保管单位(袋、册、卷)。
五、技术文件管理和使用方法
1、各相关技术文件由上述各归档部门归档保管，各部门要建立技术文件目录，做好归档登记、保管、复制、收发、注销和保密工作，要汇总好各技术文件复印发放单位的发放记录，建立技术文件复印图发放汇总台帐。
2、技术文件正本归档后，原则上不得再从保管部门取出，若有更改须在保管部门进行。
3、技术文件的发放与管理：
(1)关于内容中1—3项技术：
①在本厂内按指导生产需要由技术文件设计或编制单位发放，并确定发放范围和数量，对使用单位逐一清点履行签收手续。
②外协件复印图由生产技术科提出明细，技术文件设计和编制单位前需经主管技术人员逐张检查签字，加盖所在部门公章后方可由生产技术科向协作厂提供，同样履行签收记录备案汇总手续。
③生产部门使用的复印图，使用单位应妥善保管，以能正常指导生产和质量检验，无正当理由损坏丢失者，应追究单位或个人责任，由厂长做出处理决定。
④确因某种原因复印图丢失补发，损坏可以以旧换新，但发放收受手续同前。
⑤复印图发放范围要考虑最小最少原则，即在能正常指导生产情况下，发放范围要最小，数量要最少。
⑥检查与考核：
本项由厂长负责考核，每半年考核一次。
(2)关于内容中的4、5项技术资料
①各工艺文件经质量监控小组审核批准后，归办公室存档，要建立工艺目录、明细表。根据质量监控小组的批准和本厂生产需要确定发放份数，并对使用部门逐一清点履行签收手续，记录在案。
②确因某种原因造成工艺文件丢失或损坏，可补发，但需经质量监控小组发出书面通知办公室，再由其发放，每月一次。
(3)关于内容中的第6项技术文件：
①各种生产报表经统计员计算制定后存档，除每天向厂长、车间主任报送外，不得外发，如有关人员需查阅报表，需经征得厂长批准方可下发，统计员需把下发的报表记录在案。
②此项由生产经理考核，每月考核一次。
六、技术文件更改制度
为了进一步完善技术文件的更改办法，保证生产的正常进行和各部门工作的协调性，需进行文件更改。
1、更改原则
(1)技术文件更改和得降低产品质量，亦不得违背有关标准和规定。
(2)进行更改部位的图线、数字、文字、符号等应清晰完整正确统一。
(3)本厂的技术文件，更改权属于产品设计和工艺质量监控小组或编制者，其他部门人无权更改。
(4)技术文件的更改必须填写《更改通知单》，并严格履行审批手续。
(5)底图和复印图均准予划改、不得刮改。一次性使用的技术文件准予改底图，但要做好原始记录。
2、更改程序
(1)填写《更改通知单》。
技术文件确定更改后，由技术文件的设计或编制者填写更改通知单，且由此设计的相关技术文件均应一并履行同样手续。
(2)更改校对和审核
更改通知单填写后，由技术文件设计或编制单位有关负责人分别进行校对、审核并签字。
(3)更改批准
重要文件或更改较大者，更改通知单尚须厂长批准签字。
(4)经上述程序后，更改通知单尚须加盖产品设计或工艺质量监控部公章后方能生效。
(5)更改实施
①技术文件的设计者或编制者持批准生效后的更改通知单，首先到各相关保管部门改原件，并将更改通知单交由保管部门归档备查。
②其后技术文件的设计者或编制者持更改通知单到该文件的各使用单位逐一更改，并将更改通知单交由各单位备查。
(6)考核
本规定由厂长负责，每年考核一次。
七、各归档部门职责
1、收集、整理、保管有关技术资料。
2、承办发、借阅技术资料工作，为生产、产品开发、技改等提供服务。
3、承办技术资料的更改、清理和销毁过时文件工作。
4、帮助本厂各机构内部的资料整理和归档工作。
八、技术文件管理
技术文件管理由mlb同志总负责。
篇5：企业文件管理制度
企业文件管理制度
(一)总则
第一条
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条
文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条
按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。
(二)收文的管理
第四条
公文的签收
1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条
公文的编号保管
1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。
2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条
公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条
文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
(三)发文的管理
第八条
发文的规定
1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。
3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。
第九条
发文的范围：
1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.党委、厂部下发文件主要用于：
(1)公布全厂规章制度;
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;
(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项;
(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
(5)发布有关奖惩决定和通报;
(6)其他有关全厂的重大事项。
3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。
(四)发文程序与要求
第十条
发文程序规定：
1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;
2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;
4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;
5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;
6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;
8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;
9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;
10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印;
11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;
12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
(五)文件的借阅和清退
第十一条
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条
借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条
两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条
各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
(六)文件的立卷与归档
第十五条
文件的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：
(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;
(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;
(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;
(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
(5)有保存价值的人民来信、来访记录及处理结果;
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等;
(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;
(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;
(9)工厂日志和大事记;
(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条
立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
(七)文件的销毁
第十七条
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条
经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
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