学院档案鉴定销毁制度

　　学院档案鉴定销毁制度

　　一、依照档案法律法规,，结合我院实际情况定期进行一次档案鉴定和销毁工作。

　　二、需要销毁的档案，必须按“慎重稳妥”的原则，存放3个月后，再行销毁。

　　三、档案的鉴定和销毁工作，必须在主管校长领导下，由校档案鉴定小组负责进行。

　　四、对保管期限已满，或经鉴定确无保存价值的档案，综合档案室必须逐件填写档案销毁清册（包括清册封面内容、登记栏目、立档单位和全宗简要说明），报请校档案鉴定小组审查。

　　五、学校档案鉴定小组将档案鉴定工作情况写成报告，连同档案销毁清册，报请主管校长审批后，方可实施销毁。

　　六、销毁档案时，必须指派专人（两人以上）监销，监销人员要依据档案销毁清册，认真核对档案，确认无误，方可进行销毁，并在销毁清册上签名或盖章。

　　七、档案销毁清册要永久保存。

篇2：学院档案查阅利用制度

　　学院档案查阅利用制度

　　一、学校开放的档案主要为学校教学、科研、党政管理提供服务，原则上不提供对外服务。如因公查、借阅，须经严格的审批程序。

　　二、校内各单位因公需要查、借阅本单位移交的档案，可优先提供服务。一个单位查阅另一个单位的一般档案，须持有本单位领导签字的证明；而且要经另一单位（案卷移交单位）的领导同意；查阅密级档案，须经分管领导的批准。

　　三、查、借阅档案者，未经许可不得进入库房及翻阅案卷目录等。

　　四、凡借阅档案者，必须保证档案材料的完整与安全，不得拆毁、污损、涂改；不得随意转借或传播；不得用于展览或陈列；不得擅自翻印或出版；若工作需要，须经档案室领导批准，其知识产权属于学校。

　　五、借阅档案者，须亲自到档案室借取或交还，一般不得让他人代借，不得携带档案到公共场所，以防遗失。

　　六、借出档案须办理借阅手续，经相关领导批准，并应按时归还，一般不超过一周，若需延长借用应重新办理有关手续。

　　七、档案工作人员应经常检查借出档案，发现遗失、损坏、短缺的，应及时报告档案室领导处理。在收回档案时，应对档案进行检查，然后签字。

篇3：学院各部门档案立卷归档管理办法

　　学院各部门档案立卷归档管理办法

　　一、根据《高等学校档案工作规范》、《z外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。

　　二、立卷归档基本原则

　　1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。

　　2、凡属《z外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。

　　3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。校综合档案室按立卷单位接收档案。

　　三、立卷归档的组织规范

　　1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。

　　2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。

　　3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。

　　4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在10万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收，监督指导部门立卷归档。对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。

　　四、文件材料的立卷分工

　　1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。

　　2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。

　　3、校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。

　　4、会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，哪个单位负责立卷归档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。

　　5、各教学部门、教务处等教学管理部门各自形成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。

　　6、各教研室的科研、学科建设方面的文件材料，谁形成的文件材料，由谁负责立卷归档。课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室，再由教研室负责向综合档案室移交。

　　7、基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总、整理；分承包的由各承包单位负责收集、整理；各承包单位将工程资料立卷后上交基建处，由基建处负责向综合档案室移交。

　　8、大型维修、改造项目（包括图纸、预结算等）文件资料，由基建处负责立卷归档。

　　9、财务文件材料及账务帐簿，由财务处负责立卷归档。

　　10、负责宣传部门和网络中心等部门工作范围所形成的声像资料，谁形成谁负责整理归档；制作专题项目文字材料和物品，由制作项目的单位或个人负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联系的单位立卷、归档。

　　11、凡师生员工出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的有关文件材料，由外事部门负责审查、验收、整理立卷后再向综合档案室移交档案。

　　五、立卷的操作要求

　　1、立卷的案卷组合、卷内排列编号、填写目录和备考表等操作过程由各部门负责完成，卷面标题拟定、卷面书写、装封等，由部门与综合档案室共同负责完成。

　　2、根据档案归档范围、类目设置、保管期限等规定来确定归档范围、类目设置和保管期限。

　　3、案卷组合，应坚持“遵守学校工作活动的规律，保持文件间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用”的原则，具体要求如下：

　　①分年度组卷，将同年度的文件材料放在一起组卷。遇到跨年度的文件材料时，计划、规划、预算等一般应放在针对的第一年组卷；总结、请示与批复等一般应放在总结的最后一年和批复的那一年组卷。

　　②分问题组卷，按文件所反映的问题、事物分门别类，并视文件数量的多少酌情组卷。

　　③分级别组卷，按上下级文件及文件之间的联系组卷，如将收文按中央机关、省级机关及平行机关等分别组卷。

　　④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70页（2公分）左右，最多不超过200页。按永久、长期、短期等不同保管期限分开立卷。如果文件材料既有永久性又有长期性，可放一起，但短期性的一定要分开。

　　⑤专题性、成套性文件材料（即教学、科研、基建、设备等）分别按专题、课题、项目、台（件）等分类组卷。

　　4、卷内排列，文件要注意排列顺序，要求批复在前，请示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

　　5、文件编号，应注意：①页号以面为单位，件号以件为单位。②整装案卷，有字迹的应一面编写一个页号，一般写在右下角；散装案卷，不写页码号。

　　6、填写卷内目录，必须逐件填写，项目齐全，字迹工整，具体要求如下：

　　①一份文件的印件与定稿、正件与附件均为一件；请示与批复、正本与附件各为一件。

　　②团体责任者，应写全称，全称过长，可写简称，但不能用俗称；三个以上责任者，只写第一责任者，每一责任者后面写上“等”。

　　③一般公文以发文时间为准；决定、规定以通过或发布时间为准；合同、协议类以签署时间为准；报表、计划类以编制时间为准。

　　④编写文件所在卷内页码，每份文件只写起页号，但最后一份文件要写上起止页码号，以便统计卷内文件的总页数。

　　6、案卷标题文字要简明扼要，内容准确可靠，一般不超过50字。

　　六、归档、产档的要求

　　1、归档检查。立卷部门在归档前要对案卷进行认真检查，以确保案卷质量，检查的主要内容包括：

　　①文件材料是否齐全、完整，包括同一件事、同一会议等各份、各页文件材料是否齐全。

　　②有无不属归档范围的文件材料，有无相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

　　③案卷文件材料是否超过规定的厚度，分装是否合理，保存期限是否一致。

　　④文件材料是否准确可靠。发文是否有领导签字、单位盖章，内容是否与底稿一致；是否原件；表格是否有署名、统计日期；事情发生变更时，是否有变更的记载材料等。

　　⑤字迹是否有利于档案保存，图文是否清楚；有无破损、霉变隐患。

　　⑥检查后发现有问题应及时补充、调整和修复，归档案卷经该部门分管档案工作的领导审查签字后，再向综合档案室移交档案。

　　2、交档时间。各部门对综合性、管理性的文件材料，应从次年的三月份至六月份止整理立卷，向学校综合档案室移交档案，部分档案材料按以下时间移交档案：

　　①学生成绩表及毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料，应在完成一个培养周期（即学生从入学到毕业）的当年九月至十月份整理立卷，寒假前向综合档案室移交档案。

　　②科研课题，包括开题报告、论文、专着、鉴定表、成果申报等材料，应在课题结果申报成果时整理立卷，上交教研室；在申报、评奖活动结束二个月内，由教研室向综合档案室移交档案。

　　③申报重点学科等活动形成的文件材料及教学评估材料，在活动结束二个月内整理立卷，由主办单位负责向综合档案室移交档案。

　　④基建工程项目的档案材料，应在工程项目竣工验收后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案；大型维修、改造项目的档案材料，应在维修、改造项目活动结束后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案。因故不能在三个月内完成的，应提前说明原因，最迟在六个月内移交档案。

　　⑤财会档案材料，应于次年第一季度整理立卷，并向综合档案室移交目录清册，档案材料暂由原部门保管二年，期满后于次年六月底前向综合档案室移交档案。

　　⑥声像材料在完成制作后三个月内整理立卷向档案馆移交档案，其中照片要附加说明文字。

　　七、交档手续

　　1、立卷部门向综合档案室移交档案时，双方必须对案卷严格检查验收，是否符合质量标准和规范，如有问题，综合档案室要提出具体的改正意见，立卷部门改正后才能移交档案。

　　2、移交档案时，必须履行交接手续，填写《档案移交清册》，交接双方签字，并各执一份存查。

　　3、综合档案室档案员应经常深入各部门，了解立卷归档工作的进展情况，发现问题及时纠正，对具体工作加以指导。接收档案时，要按档案清册逐卷清点核查无误后，及时整理按类目入库上架，不能随便乱放。

　　4、凡不按期移交档案或移交不合格的；经档案员指出拒不改正的，均按有关规定进行处理。

篇4：学院档案库房八防管理规定

　　学院档案库房“八防”管理规定

　　根据国家档案业务规范的规定，档案库房的“八防”要求是：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等。根据这些要求，档案库房建立如下控制措施：

　　一、档案库房建立防盗措施，加设防盗门、防盗窗。

　　二、档案库房窗子配挂窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。

　　三、在库房里配备去湿机及放置吸潮剂。

　　四、档案库房周围杜绝火源，库内严禁吸烟，配备消防灭火器材。

　　五、为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药。

　　六、档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。必要时配备空调设备，以达到库房理想的温度。

　　七、为防止灰尘对档案的损害，经常使用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。

　　八、档案柜架放置防虫药品，以防档案害虫破坏档案。

篇5：学院档案库房管理制度

　　学院档案库房管理制度

　　一、档案库房管理，要坚持“以防为主，防治结合”的原则，使档案能够永久安全地得到保存。

　　二、接收档案进库时，必须是组卷完毕、验收合格的档案，以确保进库档案的质量。

　　三、档案的存放，必须使用统一的装具，统一编号、书写工整、排列有序，便于查找。

　　四、库房内经常保持清洁，严禁堆放与档案无关的杂物。严禁烟火，对消防器材，电器设备，照明线路应搞好日常管理，彻底消灭一切火灾隐患。

　　五、注意防潮、防虫、防晒、通风，坚持每天测试温湿度，充分利用库房现有设备对库房温湿度进行控制。发现虫害、霉变及时处理。

　　六、定期做好库藏档案的清理核对工作，使案卷目录与馆藏档案相符；定期检查档案安全状况，及时向档案室主任汇报，对破损或变质的档案及时做好修补、复制工作。

　　七、注意防盗、防火，定期维修、检修安全保护设施，确保其防护功能。

　　八、经常更新档案管理设备，提高管理水平，使档案建设不断向制度化、规范化、电子网络化发展。